■8月もなかばを過ぎたが、まだこれから休暇をとるという人もいることだろう。休暇を前に最後に済ませる仕事の一つが、不在時の自動返信メールの準備だ。どこまで予定を明かすべきか、休暇中に連絡可能とするか、ユーモアを交えるか――短い文章ながら悩む人は少なくない。専門家は、書き方を誤れば相手に不快感を与えたり、休暇中も仕事から離れられなくなったりすると注意を促している。BBCが報じた。
英国のマナー専門機関デブレットは、自動返信は「丁寧かつ簡潔」にし、復帰日を明記、必要に応じて代理の連絡先を示すべきだとしている。旅行先の詳細や別荘、高価な趣味などを自慢するかのような内容の文言を含めるのは避けた方がよいと助言。「家族との貴重な時間のため」などと休暇理由を強調することも、仕事中の相手には自慢や嫌みに映る可能性があるという。
リンクトインのキャリア専門家は、復帰日と代替連絡先を明示することが重要だと指摘する。情報が不足すると、相手は「念のため」と追加メールを送りやすくなり、休暇中の本人にも連絡が集中しかねない。また、ジョークをまじえるかどうかについては慎重さが必要だ。「会社の存在を忘れるため不在です」「緊急ならあなたのことを気にかけてくれる人に連絡を」といった皮肉は、社内では笑いを誘っても取引先を怒らせる恐れがある。実際、冗談交じりの自動返信が原因で商談を失った例もあるという。
休暇中にメールを確認しないなら、「この期間はメールを確認しません」と明確に伝えるのも有効だ。逆に時々確認する場合は、その頻度を適切に示して期待値を調整する。専門家は、①丁寧な挨拶、②復帰日の明記、③代理連絡先、④対応可能な範囲の明確化を基本とし、復帰後すぐの返信を約束しないよう助言する。さらに、社内・社外双方への自動返信設定を確認し、復帰したら忘れず解除するよう念をおしている。では、楽しいホリデーを！ By週刊ジャーニー (Japan Journals Ltd London)
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